Věřili byste, že i jeden špatně napsaný e-mail může zhatit měsíce poctivé práce? Nebo že “banální” přehlédnutí v komunikaci dokáže zastavit kariérní postup? Právě e-mail je nástroj, který používáme denně, a přesto v něm Češi pořád chybují víc, než si myslíme. Jaké chyby se v pracovních e-mailech opakují nejčastěji – a jak je konečně nedělat?
1. Unáhlené odeslání: Zastavte prst na klávese
Patříte k těm, kteří píší v rychlosti – s myšlenkou „hlavně ať je to venku“? První a nejčastější přešlap v českých kancelářích je právě tohle. E-mail s překlepy, nedokončenou větou, nebo – nedej bože – v příloze citlivý soubor, který měl zůstat interní. To není hypotetická situace, ale realita, kterou vidím extrémně často.
Tip pro vás: Zapněte si zpožděné odesílání (mnohé firmy a klienti tuhle funkci v Outlooku, Gmailu nebo Seznamu stále ignorují) a dávejte emailu pauzu aspoň na pár minut. Společně s kontrolou příjemců to může zachránit řadu trapasů.
2. Záhadné předměty a anonymní zprávy
Schválně: kolikrát vám někdo poslal e-mail bez předmětu, nebo s předmětem typu „Dotaz“? Ztratit v záplavě zpráv cenný e-mail není jen problém vaší schránky, ale i nesrozumitelných předmětů. A anonymní začátek typu „Dobrý den“ bez oslovení? To je další častý zlozvyk.
- Předmět pište jasně a výstižně (např. Schválení nabídky XY – do 14. 6. namísto Poptávka).
- Oslovujte konkrétně: Pokud víte, kdo e-mail čte, pište přímo na jméno.
3. Nuda, složitost a nekonečné bloky textu
Máte v pracovní schránce dlouhé odstavce bez jediného odstavce? Právě nekonečné e-maily v „úředním slohu“ jsou pro mě jednou z nejhorších mor českého pracovního života. Nadbytečné fráze, složitá souvětí, chybějící struktura. Vaši kolegové i šéf vám za stručnost a přehlednost poděkují.
Jak na to:
- Vždy pište stručně – jeden e-mail = jedno téma.
- Používejte odstavce a odrážky.
- Napište hlavní sdělení hned do úvodu.
4. Zapomínání na přílohy (a GDPR past)
Klasika: „V příloze posílám…“ – ale příloha nikde. Ještě horší je, když pošlete naskenované smlouvy celé firmě, místo konkrétní osobě. V éře GDPR tím můžete způsobit nejen nepříjemnosti sobě, ale i celé společnosti. Kontrolujte přílohy, i komu e-mail směrujete (funguje i pravidlo: co nepatří do rukou třetím osobám, neposílejte vůbec).
5. Emoce a ironie: e-mail je špatný přítel
Ironie, výčitky nebo osobní výlevy do pracovního e-mailu prostě nepatří. Text často vyzní ostřeji, než zamýšlíte – a místo řešení vzniká konflikt, který by se osobně nikdy nestal. Můj tip? Pokud vás právě někdo „vytáčí“, e-mailu se vyhněte a raději vše proberte osobně či po telefonu.
Závěr a moje malá výzva
Pracovní e-mail je dnes vaše vizitka – mnohdy důležitější než samotné schůzky. Není to sci-fi, ale každodenní realita, kterou mám odzkoušenou a „osahanou“ během let strávených v byznysu i v médiích. Zkuste tento týden eliminovat alespoň jednu zmíněnou chybu. Uvidíte rozdíl: v reakcích kolegů, v efektivitě, i v méně zapomenutých přílohách.
Přidejte do komentářů vlastní tipy nebo zkušenosti – ať se z toho e-mailového chaosu nezblázníme úplně sami.
